İş davalarında işverenin haklıda olsa kaybettiği durumlarla karşılaşıyoruz. Bu noktada işçi özlük dosyasının eksiksiz tutulması çok büyük bir önem arz etmektedir.
4857 sayılı İş Kanununun 75. maddesinde ; ‘’İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” hükmü yer almaktadır.
İş Kanunununda genel hukuk kurallarının aksine işçi lehine yorumu esas olup işçi tarafından iddia edilenlerin aksi işverence ispatlanmak ve belgelendirmek zorunluluğu bulunmaktadır. İşçi özlük dosyasının işçi-işveren sürtüşmeleri sonucu karşı karşıya kalınabilecek hukuksal problemlerde haklılığını ispat mecburiyeti bulunan işveren için aynı zamanda dayanak teşkil etmektedir. İlgili bilgi ve belgelerin İş Kanunu ve diğer kanunlara uygun düzenlenmesi ve dönemler itibariyle güncellenmesidir.
Ayrıca İşçi özlük dosyası oluşturulmaması halinde -2018 yılı için- 1.853 TL tutarında idari para cezası öngörülmüştür. Bu nedenle işçi özlük dosyalarının gözden geçirilip güncellenmesi yaşanabilecek sıkıntıların önüne geçebilmek için önemlidir.
Bu yazımızda özlük dosyalarımızı kontrol ederken kullanacağımız bir check list paylaşacağız. Özlük dosyalarını kontrol ederken dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda yer almaktadır.
KİŞİSEL BİLGİLER
- İşçiye Ait Kimlik Bilgiler
- İkamet Belgesi
- Eğitim durumuna ilişkin belge suretleri (Diploma veya kurslarda alınan belgeler Vs..)
- Sürücü Belgesi, Askerlik Durum Belgeleri, Vergi Numarası
- Adli Sicil Kaydı
- Sağlık Raporu
- Gece çalışacak işçilere ilişkin sağlık raporu
- Ağır ve tehlikeli işlerde çalışacak işçiler için sağlık raporu
- On sekiz yaşından küçük işçiler için sağlık raporu
İŞ AKDİNE İLİŞKİN TUTULMASI GEREKEN BELGELER
- İş Başvuru Formu
- İşe alma sırasında işçiyle yapılan mülakat, görüşme ve test sonuçları
- İş Akdi ( Yoksa 2 ay içinde işçiye verilmesi gereken iş koşullarını içeren yazılı belge)
- Disiplin Yönetmeliği, Personel yönetmeliği, İç yönetmelik vb. işyeri kurallarını içeren belgelere ilişkin imzalı tebliğ/tebellüğ belgeleri
- İşçinin Verdiği Bilgi ve Belgelerin Doğruluğuna Dair Taahhütnamesi
- Geçici İş İlişkisi Kurulması Halinde İşçiden Alınacak Yazılı Onay
- Yabancı Uyruklu İşçiler İçin Çalışma İzni
İŞİN DEVAMI SÜRECİNDE TUTULMASI GEREKEN BELGELER
- Fazla Sürelerle Çalışmaya İlişkin Muvafakat Yazısı
- Ulusal Bayram Ve Genel Tatil Günlerinde Çalışmaya İlişkin Muvafakat Yazısı
- Ağır ve Tehlikeli İşlerde Çalıştırılacak İşçi ve Çocuklar İçin Belirli Periyotlarda Alınması Zorunlu “İşe Devamında Engel Olmadığını Gösteren Kontrol Muayene Raporları
- Çalıştırma Yaşındaki Çocukları İşe Almadan Önce Alınması Zorunlu Doktor Raporu
İŞ AKDİ YAPILDIKTAN SONRA TUTULMASI GEREKEN BELGELER
- Çalışma Koşullarında Esaslı Bir Değişiklik Ve İş Sözleşmesinin Feshi İle İlgili Bildirimler
- Geçici İş İlişkisi İle Devredilecek İşçiden Devir Sırasında Alınmış Olan Muvafakat Yazısı
- İşçinin Ücretinde Ve Sosyal Haklarında Ortaya Çıkan Değişiklikleri Gösteren Belgeler
- İşçiye İş Sürecinde Yapılan Bildirimler, Uyarılar, Kurallara Göre Verilmiş Cezalar, İşçiye Yapılmış Savunma Vermesi Çağrıları, İşçinin Vermiş Olduğu Savunmalar, Bildirimleri Tebliğden Kaçınan İşçiye İlişkin Tutanaklar vb. Belgeler
- Fazla Çalışması Karşılığında Serbest Zaman Kullanmak İsteyen İşçinin İstek Dilekçeleri Ve Serbest Zaman Çizelgesi
- Denkleştirme Esasının Uygulandığı Günlerde İşçinin Periyodik (En Fazla İki Aylık) Çalışma Sürelerini Ve Ücretli Boş Zamanlarını Gösteren Çizelgeler
- İşçiye Verilen Her Türlü İzne İlişkin Talep Dilekçeleri Ve İzin Kullandırma Çizelgeleri
- İstirahat Raporlarının Örnekleri
- Hamile Kadınların Doğumdan Önce Üç Hafta Kalıncaya Kadar Çalışması Halinde Gerekli Olan Doktor Onayı
- Doğum Öncesi Ve Sonrası İzinlerin Artırılması Gerektiğini Gösteren Doktor Raporu
- Yıllık Ücretli İzinleri Gösteren Ve İşçinin İmzasını Taşıyan İzin Kayıt Belgesi
- İş Sağlığı Ve Güvenliği Önlemlerine İlişkin Gerekli Bilgilerin, Araç Ve Gereçlerin Verildiğini Gösteren, Araç Ve Gereçlerin Listesini İçeren, İşçinin İmzasını Taşıyan Belgeler, (İşçiye Verilen Malzemelere İlişkin Zimmet Tutanakları vb. belgeler)
- İş Sağlığı Ve Güvenliğine İlişkin İşyerinde Yapılmış Ve Yapılacak Eğitimleri Ve İşçinin Bu Eğitimlere Katıldığını Ve Katılacağını Gösteren Çizelgeler
- Gece Çalışması Yaptırılan İşlerde Gece Çalışmalarının 7,5 Saatten Fazla Yapılmadığını Gösteren Ve İşçinin İmzasını Taşıyan Gece Çalışma Çizelgeleri,
- İşçinin Gece Ve Gündüz Postalarında Çalışması Halinde Haftalık Posta Değişikliğini Gösteren Bireysel Posta Çizelgesi
SOSYAL GÜVENLİK KURUMUNA İLİŞKİN TUTULMASI GEREKEN BELGELER
- Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi
- Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi
- Ücret Hesap Pusulasının İşçinin İmzasını Taşıyan Örneği
- İş Kazası Ve Meslek Hastalığı Bildirim Formu
- İşsizlik Sigortası Kanunu Uyarınca Verilmesi Zorunlu Olan “İşten Ayrılma Bildirgesi”
İŞ AKDİ FESH EDİLDİKTEN SONRA TUTULMASI GEREKEN BELGELER
- Yazılı Fesih Bildirimi
- Çalışma Belgesi ve İşçi Tarafından Alındığına Dair Tebellüğ Yazısı
- İbraname
- İş Akdi Feshedildikten Sonra Ödenmesi Zorunlu Tutarların İşçiye Ödendiğine Dair Makbuz, Dekont Vb. Belgeler.
- Performans Değerlendirme Sonuçlarına İlişkin Belgeler